Vi har lavet en artikelserie om vores bedste tips og råd til at planlægge og drive en effektiv og værdiskabende proces, når man ønsker at skifte ERP-system.

Det har været en interessant proces at kigge vores succesfulde processer igennem og samle de bedste erfaringer sammen. 

Klik på det tip du har lyst til at læse mere om

Tip #1 – Kravspecifikationen 

Når en virksomhed står foran at skulle skifte deres ERP-system, er noget af det vigtigste, at der som det første laves en kravspecifikation. I udarbejdelsen af kravspecifikationen, er det vigtigt at man inddrager alle de relevante afdelinger, så man i første faser får en bruttoliste, der indeholder alle de ønsker og idéer der kan indsamles fra organisationen. Ud fra denne liste bør der prioriteres og sammenfattes, så man til sidste står med et udvalg af de vigtigste behov – og gerne i prioriteret rækkefølge.

Ud fra denne liste kan processen med at identificere det system, der bedste matcher behovet, sættes i gang. Det er dog vores erfaring, at det ret sjældent lykkes, men at man i stedet ender i ud i en proces, hvor der efter systemet er valgt, skal laves en masse utilsigtede tilpasninger, hvilket øger budget og leveringstid.

4 trin til en effektiv proces
For at komme den situation i forkøbet, har vi 4 trin, som vi anbefaler alle vores kunder at gå igennem, og vi guider dem ofte undervejs:

  1. Find og inddrag interessenter – så alle områder i virksomheden er involveret og høres 
  2. Beskriv mål – beskriv ikke løsningen der er brug for, men det ønskede resultat og mål for processen 
  3. Fremtiden – beskriv de problemstillinger der kan opstås i fremtiden 
  4. Gennemgå hvordan mål kan nås indenfor det potentielt valgte programs rammer, så der skal laves et minimum af tilpasninger

Øvelsen kan lyde enkel, men det er vores erfaring, at det ikke altid er så let. Det sker meget ofte, at kommer til at skitsere sine ”fremtidige ønsker og behov” med afsæt i den virkelighed man kender. Altså de rammer og muligheder det nuværende system kender og/eller de mange specialudviklede rapporter, Excel-ark mv. der er udviklet. I stedet bør man starte med et ”clean sheet”, hvor man designer sit drømmescenarie. Ofte vil man opleve, at det slet ikke er så svært at opnå, da rigtig mange af de programmer der er på markedet nu, har mange flere muligheder for at tilpasninger på en enkel måde, der ikke koster tid og penge.

Når der defineres tilpasninger som kræver specialudvikling, bør man altid stille sig selv spørgsmålet ”hvad er konsekvensen af dette valg?”. Det kan gøre at fremtidige opdateringer bliver langt mere krævende og at man ”binder” og derved skaber en dyrere levetidsøkonomi. Det behøver ikke være ”forkert”, men det er vores anbefaling at sikre, at man tager disse bevidste valg om de konsekvenser det kan føre med sig på både kort og lang sigt. Det er altid vigtigt at man kun udfører de særtilpasninger der giver største værdi.

I DataComfort er det netop denne rådgivning vi brænder så meget for, og vi har lang erfaring med rådgivning og implementering af løsninger, så har du spørgsmål eller ønsker du inspiration til dit kommende projekt, er du altid velkommen til at kontakte os på cb@datacomfort.dk eller telefon 70 200 142.

Valg af ERP tip #2 – Shorten your shortlist 
 

Et fokus når der vælges nyt ERP-system, og et vigtigt pejlemærke, er ofte at se på ROI’en. Altså hvor hurtigt kommer investeringen i det nye system tilbage. I processen for at finde og vælge de rigtige systemer, ser vi at der bruges utrolig mange ressourcer fra både køber og sælger, for at sikre at der foretages det bedste valg og det kræver tid. Ofte så meget tid, at det kan forlænge ROI’en markant, for det er ikke ”gratis” at få en leverandør til at være en aktiv del af processen omkring analyse, test og rådgivning.

I vores første step, beskrev vi hvordan vi anbefaler at der laves en grundig foranalyse og identifikation af de vigtigste elementer der skal indgå i den videre proces omkring valg af system. Det er vores erfaring at denne liste stadig kan blive meget lang, og for at blive endnu skarpere i sin projektbeskrivelse bør man ”shorten sin shortlist”. Det er i sidste ende med til at spare tid og skabe en hurtigere og mere effektiv proces.

Vi har udviklet en model som vi arbejder efter. Den tager afsæt i de 4-5 faktorer som er de vigtigste i valget af system, og det sparer dermed både dig, din virksomhed og din leverandør for en masse tid, og gør jer skarpere på, hvad I skal have fokus på og hvad der er det allervigtigste i valget og implementeringen. Nedenfor har vi vist et “blurret” eksempel på hvordan en model kan se ud. 

Er du nysgerrig på at høre mere om, hvordan vi skaber en kort, præcis og effektiv proces omkring valg og implementering af nyt ERP-system, så sidder Christian Birkmann altid klar til at dele ud af sin viden og inspirere dig. Han kan kontaktes på cb@datacomfort.dk og telefon 70 200 142.

Tip #3 – Stil de rigtige spørgsmål 

 

Flere undersøgelser peger på at succesen i implementering af software afhænger mere af personerne der er involveret, end om den software der potentiel skal anvendes. Det er interessant, da det i langt overvejende grad er systemet og teknologien der granskes og undersøges, og ikke mindst er mest i fokus når det endelig valg skal foretages. 

I DataComfort lægger vi meget vægt på den personlige relation, og på at skabe et rum, hvor vi sikrer at alle forstår processen og at der i projektteamet er repræsenteret de kompetencer, som er en forudsætning for at kunne give den rette rådgivning og tage de rigtige beslutninger – før, under og efter implementeringen.

En sjov lille analogi er at hvis du i stedet for at tænke på ERP-systemer, så ser en plukke-robot til dit lager eller en CNC-fræser til din produktion for dig. Begge er er teknologisk komplicerede, men har langt færre funktioner end et ERP-system. Ville du turde køb en ny robot eller en CNC-fræser uden at sikre dig, at de personer der skal levere den har viden om din branche og kan understøtte de af dine medarbejder, der skal betjene udstyret? 

Vi synes det er vigtigt, at du sætter dig grundigt ind i de mennesker og de kompetencer en ny partner stiller til rådighed. Specielt supporten har en vigtig rolle, og her bør du sikre dig at den har de kompetencer og en kvalitet som matcher dine behov og giver dig tryghed på både kort og lang sigt.

Tip #4 – Bliv forstået 

Som man spørger, får man svar.

I forbindelse med udvælgelsen af softwaresystemer er der en række punkter, som vi ofte ønsker at sikre os, bliver opfyldt og de kræver at vi får afdækket svarene på en lang række spørgsmål.

Udfordringen med at stille spørgsmål er, at man både som afsender og modtager har et landkort hvorfra spørgsmålet stilles og besvares. En manglende forståelse for den andens landkort er grundlaget for rigtig mange misforståelser.

Lad os komme med et eksempel: “Kan systemet håndtere momsindberetning?”. “Ja, det kan det godt”. Nu er afsenderen sikker på at systemet kan håndtere momsindberetninger lige som det system de kender – for det er deres landkort og erfaringsgrundlag. Virkeligheden kunne imidlertid sagtens være, at systemet kan håndtere momsindberetninger på en helt anden måde, der i dagligdagen vil gøre processen mere besværlig end den som afsenderen tror der tales om. Ved leverance af den løsning, vil det derfor ikke være unormalt at der opstår en uoverensstemmelse om, hvem der havde ret. I sidste ende har de det begge, men ud fra hvert deres perspektiv.

For at sikre at du kender din potentielle leverandør, og han/hun kender dig er det bedste redskab kommunikation. Når de overordnede faktorer er besvaret, så er det vigtigt at I bruger tid på at få den eller de leverandører du arbejder med, til at beskrive processen. Herved får du et indblik i, hvordan de ser opgaven og ud fra det, kan I tage en dialog, for at sikre I har det samme perspektiv.

I den proces er en workshop en god hjælp, for her kan I tale tingene igennem og få demonstreret hvordan systemet arbejder, og hvordan nogle processer er tænkt. En sådan proces er også god, da den kan være med til at udfordre dine processer – og få afklaret om noget kan gøres bedre end I havde forestillet jer det.

Vi har gennem årene afholdt en lang række workshops som led i en succesfuld implementering, og vi deler meget gerne ud af vores erfaring, om hvordan disse kan struktureres så de skaber værdi for både kunde og leverandør. Vi har altid fokus på kommunikationen og spørgerammen, så tøv ikke med at kontakte Christian Birkmann på cb@datacomfort.dk eller telefon 70 200 142.