Nyheder i Uniconta version 88
Nyheder i Projekt er beskrevet nederst.
Adgang til vedhæftede filer via link
I gamle dage sendte vi papir, nu sender vi e-mails med PDF-filer, men her stopper det så hos vores konkurrenter. Uniconta er begyndt at danne PDF-filer med ”links til mere information”. Vi har rigtig meget succes med vores kontoudtog, hvor kunderne nu kan klikke på ”faktura-ikonet” inde i PDF-kontoudtog, og så få vist sin faktura. Vi har ca. 300 klik hver dag, hvor vores kunders kunder gerne vil se fakturaen.
Fakturaen vises i Uniconta-Portalen, og er hermed en god reklame for Uniconta. Fakturaen vises ved, at vi bag ikonet har et link til portalen, og inde i linket er der en 128-bit kode. Det hedder en Guid (Global Unik Identificer). Det er altså en kode vi genererer, som så henviser til fakturaen. Det samme sker, når man vil godkende sine Fysiske bilag på web’en.
Faktura links
Nu har vi udviklet noget tilsvarende for ”Vedhæftninger”, så man på fakturalinjerne kan få indsat ikoner, der henviser til vedhæftninger, som modtageren af en faktura kan trykke på, og få vist på web.
På fakturalinjerne er der kommet 3 links, som alle henviser til vedhæftninger på varekortet:
- Foto. I version 85 kom vi med, at man kunne få vist et billede inden i fakturaen. Nu kan man så også indsætte et link til billedet, som kunden så kan trykke på, og få det vist på web
- WWW-link. Det er det link, man kan sætte op på varen, og som kan vise en side om varen på ens eget website. Det link kan man nu også indsætte i fakturaen, så kunden kan trykke på det
- Der er kommet endnu et felt på varekortet, som hedder ”Faktura vedhæftning”. Her angiver man en vedhæftning, på samme måde som man angiver et billede. Nu kan det link så indsættes på fakturaen, og kunden kan trykke på linket. Det kunne eks. være til en vejledning omkring brug af varen.
Links til vedhæftninger andre steder fra
Da vi nu har givet adgang til disse vedhæftninger via et link, så kan man også udnytte disse link andre steder fra, hvis man kender linket. Bag alle disse links i fakturaen, ligger der en hemmelig kode. Man kan få vist denne kode, ved at man i firmaoplysninger slår ”Tillad eksterne link til vedhæftninger” til. Slår man den mulighed til, så kan man under vedhæftningerne se denne kode, og der vil være en knap i båndet, til at åbne dette link.
Nu kan man så tage en kopi af dette link, og indsætte hvor man vil. Det kunne være i en e-mail, Word, Excel etc. Det kan f.eks. bruges, hvis man laver et tilbud til en kunde på nogle varer. Så kan man inde i sit Word-dokument indsætte disse link, som kunden kan trykke på, og få vist billeder, beskrivelser, dokumentation etc.
Det er ikke kun på varer, det virker. Det virker alle steder fra. Så man kan helt sikkert også bruge disse link i projektmodulet, hvis man vil sende dokumentation vedr. et projekt som tegninger, billeder, etc. til sine kunder.
Flyt indholdet fra en finanskladde til en anden
Nogle eksterne services som eks. Fakturafil, indsætter løbende poster i en kladde. Når bogholderen så skal til at arbejde med kladden, så kan Fakturafil fortsat indsætte linjer. Når bogholderen så skal bogføre kladden, melder Uniconta fejl om, at kladden har flere linjer på serveren, end brugeren har på skærmen. Så skal man forlade kladden, gå ind igen, og så til at forholde sig til de nye linjer.
Med den nye funktion kan bogholderen nu overføre indholdet fra Fakturafil-kladden til sin personlige kladde. Så kan man arbejde i fred og ro i sin personlige kladde, samtidig med, at Fakturafil kan fortsætte med indsætte i ”den gamle kladde”, og fylde den op.
Egne felter på finansposterne
Man kan nu oprette egne felter på finansposterne. Når disse felter oprettes, vil de også fremkomme i finanskladden, og bliver overført til finansposterne ved bogføring. Efter bogføring kan man via Api ‘et, opdatere de brugerdefinerede felter.
Momsrapport
Man kan nu oprettet momskoder, som tilknyttes et land, og afgrænses på land. Vi kan også simulere kladder som en del af momsrapporten, og så har vi fået fuld support for One-Stop-Moms.
Flyt fysisk bilag til andet firma
Når man modtager fysiske bilag i indbakken, kan det ske, at et bilag skulle have været sendt til et andet firma/regnskab. Nu kan man i menuen vælge ”Flyt til andet firma”, og enkelt og hurtigt flytte bilaget over i et andet firma.
Komprimer fysisk bilag
Vi komprimerer fysiske bilag, da rigtig mange uploader billeder over 1MB. Hvis man inde i menuen ”Fysiske bilag (Indbakken)” trykker ”Tilføj”, så kan man her slå ”Komprimer” fra. Så vil vi ikke komprimere filer under 1MB. Husk af slå det fra, inden man vælger filen.
Bank Connect
Nu kan vi tilbyde indlæsning af kontoudtog flere gange om dagen for alle de banker, der er tilknyttet Bank Connect. Det sker via formatet CAMT.052, som er tilføjet til Bank Connect løsningen. Indholdet i filen er det samme som CAMT.054. Årsagen til at den nu er tilføjet – skyldes at det kun er BankData, som understøtter CAMT.054.
Modtag OIOUBL
Som noget nyt kan vi modtage følgende dokumenter via Nemhandel:
- Rykker: Indlæses i den fysiske indbakke
- Ordre: Indlæses direkte som en salgsordre.
Bogføringstekst ved fakturering
På ordre og indkøb kan man nu angive en posterings-tekst på ordrehovedet, som så vil blive overført til finansposteringerne og kreditorposten. Vi overfører ikke til debitorposten, da tekster på debitor, kommer på kontoudtoget.
Indkøb til fast kostpris
Vi har nu support for indkøb til fast kostpris. Forskellen mellem den faste kostpris og den reelle indkøbspris posteres på en ny konto, ”Tab/vind ved fastpris indkøb”, som sættes op på varegruppen.
Kreditorbetaling
Det har været et ønske, at bruge betalingskladden til at danne samlebetalinger, overføre dem til bogføringskladden uden at danne en betalingsfil, og uden at have diverse bankvalideringer. Betalingsformat CSV er igen blevet aktivt, og kan bruges til dette.
Lagersted på medarbejder
Der er kommet ”Lagersted” på medarbejder. Når denne medarbejder indtaster en ordre, vil dette lagersted bliver foreslået på ordrelinjen.
Behovsoversigten
Behovsoversigten på lageret kan nu ses ”Pr. Lagersted”, som vi også kender det fra genbestillingslisten. ”Pr Lagersted” er et tjekmærke, man slår til/fra.
GDPR-oprydning
I firma/vedligeholdelse er der kommet en GDPR-opsætning. Ved en GDPR-oprydning sammenlægges ”gamle” debitorer/kreditorer under en ”fælles debitor/kreditor”. I skærmbilledet sætter man op, hvilken debitor og kreditor det skal være, antal år der skal gå, hvor debitor eller kreditor skal være inaktiv, før den skal sammenlægges. I menuen kan man køre kørslen. Man kan vælge ”simuler”, og derved se hvilke debitorer/kreditorer, som Uniconta vil sammenlægge.
Gem layout
En Uniconta Partner kan nu gemme layout ”for alle brugere”. Gør man det, vil layoutet blive gemt på regnskabs-ejerens bruger-id, og markeret som ”delt”.
Bruger definerede felt ”Bool”
Normalt vises et brugerdefineret felt af typen ”bool”, som et tjekmærke. Nu kan man få vist to tekster i stedet. Det gøres ved, at man i feltet ”Format” indtaster de to tekster, man gerne vil have vist for henholdsvis False og True: ”Nej;Ja”, ”Sort;Hvid”, ”Stop;Start”, ”Afvist;Godkendt”.
Brugerdefinerede felter
Det er kommet ”rækkefølge” på egne felter. På oversigten ordnes der efter rækkefølge, og på formen ordnes de inde i ”gruppe” efter rækkefølge. Der er kommet ”Vis i oversigten”. Slår man det fra, så vises feltet ikke i oversigten, men kun på kortet.
Andre nyheder
- Funktionen ”højre klik på lokalmenu”, kan nu kollapse menuen, så er der mere plads til data
- ”Print” har nu fået ”papirformat”
- ”Note” på varenavnegrupper er sat op til 4.000 tegn
- Tre decimaler på moms-procenten
- Ved sletning af ældste regnskabsår, så vil debitor- og kreditorposter også blive slettet
- I indbakken kan man nu omdanne en JPEG til PDF. Derefter kan man sammenlægge den med en anden PDF
- 4 nye kontotyper: Ordinær aktiekapital, Langfristet gæld, Kortfristet gæld og Hensættelser
- Dimensioner fra Medarbejder overføres nu til salgsordren, hvis ordren ikke har disse dimensioner udfyldt
- Felterne SWIFT og Betalingsformat findes nu i kladden, og overføres til den åbne post ved bogføring
- Vi har lavet en Bankafstemningsrapport, som viser de poster på banken og finansbankkontoen, som ikke er afstemt
- Ligesom man i bankafstemning kan se hvilke kladdeposter, den er afstemt imod, kan man nu også i kladden, se om linjen er afstemt mod en bankpost. Det gøres ved at trække et nye felt ind i layout.
- Automatisk afstem af linjer i bankafstemning har nu fået kriterie for tekst-match: ”Lig med”, ”Starter med” og ”Indeholder”
- Der indsættes fremover en URL i OIOUBL, så modtager kan se den originale Uniconta faktura
- Opdel PDF i flere sider er blevet lettere. Nu er det en knap ”En PDF per side”
- Roter PDF kan nu opdatere det fysiske bilag, så man ikke skal rotere næste gang
- Uniconta Webportal har fået et nyt look and feel
Nyheder i Projekt og Time
Projekt fakturaforslag
Når man i version 87 valgte ”Dan ordre” i projekt-lokalmenuen, var det i virkeligheden et ”fakturaforslag”, der blev dannet. Nu har vi lavet en menu i Projekt hovedmenuen kaldet ”fakturaforslag”, hvor Uniconta nu gemmer de dannede fakturaforslag, og ikke blander dem sammen med ”Salgsordre”. Vi har derfor indført to nye kartoteker til fakturaforslag hoved + linjer. De er begge arvet fra DCOrder og DCOrderLine ligesom salgsordre.
Bogfør salgsordre på Projekt
Indtil version 87 har man kun kunne lægge varer ind på et projekt via projektkladden eller indkøb. Hvis man fra Salgsordre ville lægge varer ind på et projekt, skulle man fakturere dem. Nu er der kommet et menupunkt i Salgsordrer/Opdater Dokument, som hedder ”Bogfør på Projekt”. Her kan man bogføre alle salgsordrelinjerne ind på projektet, svarende til det, som sker ved bogføring af en projektkladde. Ordren bliver så bogført med vareforbrug og igangværende arbejder, men den bliver ikke faktureret.
Fordelen med denne nye funktion, er at så længe man har en Salgsordre, så kan varerne reserveres og trækkes. Projekter kan derved også indgå i behovsberegninger og genbestillinger.
Bemærk!
Under Projekt/tilpasninger/nummerserie er der nu kommet en nummerserie til disse bogføringer, så de ikke blandes sammen med fakturabogføringsbilagsserien. Bemærk også, at man kan vælge hvilke varelinjer, som skal bogføres ind på projektet. Der styres via arten, hvor man på arts-kartoteket skal krydse af, hvilke arter man vil have med i bogføringen.
Uniconta Projekt planlægning udvides radikalt
Fra at være et timebudget værktøj, der hjælper med overblikket over hvad der enkelte medarbejder skal arbejde på, så udvides planlægningen med arbejdsområde, udvidet opgavestyring og sammenhæng til aktivitets styring med præcis den detalje grad, der arbejdes med i den enkelte virksomhed og på det enkelte projekt.
For at lette og effektivisere oprettelsen af Opgaver, aktiviteter og estimeret timeforbrug har vi gjort det muligt at oprette ud fra flere scenarier. Der kan bl.a. oprettes ud fra
- Timebudget/Ressourceplanlægning, hvor alt vedrørende et projekt oprettes fra grunden
- Timebudget/Ressourceplanlægning, hvor alt vedrørende et projekt eller en gruppe af projektet oprettes ud fra standard skabeloner, der sikrer at alt bliver oprettet som det er standard i virksomheden
- Budgettet rulles ud fra sidste års realiserede tal pr. måned/uge/dag
Forbedring af automatisk oprettelse af overtidslinjer i timekladden (Faktor 1:1 og 1:n)
Automatikken er forbedret, så en medarbejder på deltid kan få en faktor op til en defineret standard normtid, og herefter får man mulighed for en faktor over normtid. Der skal defineres en standard normtidskalender. Det gøres ved at sætte hak i kolonnen standard på kalenderen.
Opsætningen sker på lønarten, der stadig fungerer som i version 87. Der sorteres efter Lønart-ID (kun interntype = Overtid).
- Den 1. forventes at være faktor n
- Den 2. forventes at være faktura 1
Når der er to overtidsfaktorer (Lønarter) i spil – vil overtidstimerne altid blive placeret den sidste dag for Klarmeldingen i Timekladden.
Varer på lønart
Timekladden vil nu benytte en vare + pris, hvis den er angivet på Lønarten. Varen hentes ind ifm. simulering og bogføring af Timekladden, og priser/rabatter fra varen vil blive benyttet. Det er samme prisopslag, som vi har i Projektkladden.
Projektposteringer – inkluder Time kladdelinjer
Kladdelinjer kan tilvælges under Projektposteringer, og det gælder alle indgange til Projektposteringer: Hovedmenu, Medarbejder og Projekt.
Der er kommet en ny kolonne ”Kladde timer”. Kost- og salgspriser bliver også opdateret for kladdelinjerne. Trykkes der ”Medtag underprojekter”, vil evt. kladdelinjer også blive hentet for disse projekter.
Sikring af alt kommer med i budgetteringen/planlægningen
Kontrolrapporten kan afvikles følgende steder: Projekt/Rapporter/Budget og Projekt/Rapporter/Planlægning.
Den tjekker for følgende tre ting:
- Debitor har mindst et aktivt projekt
- Projekt har oprettet budgetlinjer
- Projekt har oprettet opgaver
Linjerne grupperes i ovenstående 3 grupper. Der skal angives en Budgetgruppe, for at kunne afvikle rapporten. Projekter kan oprettes direkte via knappen ”Opret projekt”.
Ankerbudget kan gemmes på projekter
Funktionen vil tage en kopi af alle budgettransaktioner, som har den valgte budgetgruppe. Først slettes alle budgettransaktioner, der har hak i det nye felt ”Ankerbudget”, herefter kopieres linjerne, og får sat hak i ”Ankerbudget”.
I skærmbilledet budgetposteringer er der kommet et nyt afkrydsningsfelt, så man kan tilvælge at se ankerbudgettet (alle posteringer med hak i kolonnen ”Ankerbudget”).
Ankerbudget er tilføjet til Planlægning for sammenligninger mellem realiserede tal og budgetdelen.
Opret budget (rullende budget)
Der kan nu oprettes budgetter to steder: Projekt og Projekt/Rapporter/Budget.
Oprettes budgettet fra Budget-skærmbilledet, vil der forsøges oprettet budgetter for alle aktive projekter.
Ønsker man at oprette budgetter på udvalgte projekter så skal det gøres fra Projekt-skærmbilledet. Oprettes budgettet vil det være de fremsøgte/synlige projekter, der vil få oprettet et budget.
Opdater priser (Budget)
Opdater priser i budget vil opdatere kost- og salgspriser efter det standardprincip, som også benyttes i Timekladden og Projektkladden. Der opdateres kun priser for aktive projekter.
Generelt ifm. oprettelse af budget
Der kan kun oprettes budgetter på aktive projekter:
- Først slettes alle budgetposteringer, som opfylder udsøgningskriterierne (Ankerbudget slettes ikke). Budgetposterne slettes kun, hvis dialog-parameteren ”Slet eksisterende budgetposter” er angivet
- Der oprettes Budgethoveder for projekterne
- Projektposteringerne som ligger i den angivne (periode – 1 år) kopieres til budgettet. Posteringerne grupperes efter følgende nøgler (Projekt, Medarbejder, Projektart, Lønart, Opgave, Arbejdsområde, Dato). Kost/Salgspris vil være en gennemsnitspris, hvis Budgetmetoden <> Dag. Det er de oprindelige priser der føres med over i budgettet. Priserne kan herefter opdateres til de nye priser med funktionen ”Pris opdatering”
- Budgetmetode
- Måned – posteringerne samles pr. den 1. første i den aktuelle måned – et år frem
- Uge – posteringerne samles mandag for den aktuelle uge – et år frem
- Dag – poseringerne placeres på samme dag – et år frem
Priser og Normtid gemmes i lokal cache
Priser og Normtid gemmes nu i en lokal cache for optimeringshensyn. Der er derfor ændret en hel del i følgende skærmbilleder: Timekladde, Godkendelsesoversigten, IGV, Budget og Projektkladden.
Cache for priser opdateres altid ifm. bogføring. Cache for priser og normtid opdateres lokalt, hvis man retter i priserne eller normtiden. Det betyder, at hvis andre skal benytte rettede priser, så skal data gemmes, og opdateres hos andre brugere.
Priser i Projektkladden
Det benyttes nedenstående to principper:
- Varenummer udfyldt: Her er prisopslag uændret
- Medarbejder udfyldt og varenummer blank: Her benyttes samme princip, som i Timekladden. Priserne hentes fra Medarbejdersatser eller Medarbejder stamkortet.
Andre nyheder i Projekt
- Medarbejder har fået ”Nummerplade”, som bruges i Time/Sag til kørselsopgørelse
- Projektbudgetlinjer har fået DB og DG som kan regne baglæns. Det er kommet kommentar-felt og egne felter
- Projekttotaler er nu stillet op på en anden måde, så det giver at bedre overblik
- Under Firma/vedligeholdelse/præferencer er der nu kommet en Projekt-kasse, hvor man kan slå menuer til og fra. Man kan f.eks. slå nul-faktura fra, hvis man ikke benytter en denne funktion
- Vi har lavet en ny dimension: ”Arbejdsområde”, som sættes på posteringer ligesom ”Opgave”. Blot er ”Arbejdsområde” en fælles for alle projekter, mens ”Opgave” oprettes per projekt
- Projekt-art er nu kommet på fakturalinjerne
