Guide til valg af ERP-system

Med den nye bogføringslov, der træder i kraft i forskellige faser, er der kommet nye krav til dit ERP-system. Første fase trådte i kraft allerede d. 1. juli 2022.

Denne lovgivning kræver følgende:

  1. Digitalisering af bilag
  2. Opbevaring af bilag i mindst 5 år
  3. Elektronisk bankafstemning
  4. Obligatorisk e-fakturering
  5. Beskrivelse af bogføringsprocedurer
  6. Data til offentlige myndigheder
  7. Krav til IT- og datasikkerhed
 

Vi vil i denne artikel komme nærmere ind på, hvad du skal være opmærksom på, inden du foretager dit endelige valg.

Klik på det tip, du har lyst til at læse mere om

1. Digitalisering af bilag

Dit valg af ERP-system skal kunne undertøtte bogføring af udgifter og indtægter, gemme bilag sikkert samt sende og modtage e-faktura. Dette er blevet et krav i forbindelse med den nye bogføringslov og skal være med til at automatisere administrative processer og lette virksomhedens administrative arbejde.

En løsning, hvor alle bilag nemt kan indsendes og opbevares digitalt i selve løsningen, er klart at
foretrække. Det giver også fordele i det daglige arbejde med hurtigt at genfinde relevante bilag m.m.
Samtidig lever man op til kravet om at ændringer i registreringer eller bilag skal fremgå af systemet.

Der findes også løsninger, der integrerer til ERP- og økonomisystemer, og som umiddelbart lever op til
kravene om digitalisering. Her skal man dog være opmærksom på, at det så i visse tilfælde så er
virksomheden selv, der er ansvarlig for at dokumentere om digitale bilag er opbevaret korrekt.

Kilde: Bogføringsloven
§ 8. Virksomheder har pligt til at sikre transaktionsspor, ved at registreringer efter § 7, stk. 1, kan følges til
de omhandlede regnskaber, opgørelser eller opstillinger, jf. § 4, nr. 6, og at tallene heri kan opløses i de
registreringer, hvoraf de er sammensat.

§ 9. Virksomheder har pligt til at sikre kontrolsporet, ved at registreringer efter § 7, stk. 1, kan
dokumenteres ved bilag og indeholder henvisninger hertil. Hver registrering skal indeholde oplysning om
sin tidsmæssige placering i bogføringen.

Stk. 2. Bilag skal indeholde oplysninger, der er nødvendige for at identificere kontrolsporet, herunder
tydeligt angive transaktionsdato og beløb. Danner eksterne bilag grundlag for en registrering, skal der
henvises hertil.

Stk. 3. Foretages der rettelser i bilagsmaterialet, skal det oprindelige indhold og indholdet af ændringen
tydeligt fremgå af materialet

2. Opbevaring af bilag mindst 5 år

Du skal være opmærksom på, at den nye lovgivning også stiller krav til, at du skal kunne opbevare alle bilag digitalt i mindst 5 år. Derudover skal data også opbevares i skyen hos en udbyder eller en 3. part. 

Det mest simple er, hvis dit ERP-system opbevare dit data og bilag samme sted. På den måde kan du hurtigt og intuitivt søge dem frem. Alternativt kan du vælge en løsning, hvor data og bilag bliver opbevaret hver for sig, men dette kan være mindre intuitivt. Derudover vil det i dette tilfælde være virksomheden selv, der er ansvarlig for at dokumentere, at bilagene er opbevaret korrekt. 

Det er også vigtigt at tilføje, at pligten til at opbevare bilag i et digitalt bogføringssystem også gælder personoplysninger og muligvis også følsomme personoplysninger. Dette stiller også krav til systemet, om at det skal opbevares jf. reglerne om databeskyttelse.

Kilde: Bogføringsloven
§ 4. Som regnskabsmateriale anses:

  1. Registreringer, herunder transaktionssporet.
  2. Beskrivelse af virksomhedens bogføringsprocedurer, jf.§ 6.
  3. Bilag.
  4. Oplysninger i øvrigt, som er nødvendige for kontrolsporet.
  5. Dokumentation for oplysninger i noterne og ledelsesberetningen i årsrapporten og for skøn og
    vurderinger foretaget i forbindelse med udarbejdelse af virksomhedens årsrapport.
  6. Regnskaber, opgørelser og opstillinger, som kræves udarbejdet i henhold til lovgivning, og frivilligt
    udarbejdede regnskaber, der er aflagt efter årsregnskabsloven, og som ikke udelukkende anvendes
    til virksomhedens eget brug.
  7. Eventuelle revisionsprotokoller eller anden tilsvarende rapportering.
 

§ 12. Virksomheder skal på betryggende vis opbevare regnskabsmateriale, jf. § 4, i 5 år fra udgangen af det
regnskabsår, materialet vedrører, jf. dog stk. 2.

§ 15. Et digitalt bogføringssystem, der udbydes eller anvendes til bogføring efter denne lov, skal opfylde
følgende krav:

  1. Understøtte en løbende registrering af virksomhedens transaktioner med angivelse af bilag for hver
    registrering og en betryggende opbevaring af registreringer og bilag i 5 år.

§ 16. Virksomheder, der er bogføringspligtige efter § 1, stk. 1, og som efter årsregnskabslovens § 3, stk. 1,
har pligt til at aflægge en årsrapport, eller hvor nettoomsætningen i 2 på hinanden følgende indkomstår
overstiger 300.000 kr., skal i et digitalt bogføringssystem

  1. registrere virksomhedens transaktioner efter § 7, stk. 1, og
  2. opbevare registreringer og de bilag, der dokumenterer registreringerne efter § 9. (Se Digitale bilag)
 
 

Stk. 2. Virksomheder skal sikre, at det digitale bogføringssystem, de anvender efter stk. 1,

  1. er registreret efter § 20, stk. 1, eller
  2. opfylder kravene efter § 15 og regler udstedt i medfør heraf, hvis bogføringssystemet ikke er registreret efter § 20, stk. 1
 

Stk. 3. Erhvervsstyrelsen fastsætter nærmere regler om, hvilke bilag der omfattes af opbevaringspligten
efter stk. 1, nr. 2.

§ 22. En virksomhed har pligt til at stille sit regnskabsmateriale til rådighed for en offentlig myndighed, i det
omfang myndigheden i henhold til denne lov eller anden lovgivning er berettiget til at udføre kontrol med
virksomheden.

Stk. 2. Den offentlige myndighed kan forlange, at virksomheden i forbindelse med opfyldelse af pligten i stk.1

  1. udleverer nærmere angivet regnskabsmateriale,
  2. udleverer det angivne regnskabsmateriale vederlagsfrit i et anerkendt filformat,
  3. omregner registreringer i fremmed valuta, herunder euro, til danske kroner og
  4. sørger for, at regnskabsmaterialet bortset fra eksterne bilag vederlagsfrit oversættes til dansk eller engelsk.
 

Stk. 3. Stk. 1 og 2 finder tilsvarende anvendelse, hvis regnskabsmaterialet opbevares hos tredjepart.

3. Elektronisk bankafstemning

Dit ERP-system skal også kunne understøtte elektronisk bankafstemning på transaktionsniveau og dataudveksling med virksomhedens bankkonti. Dette kan gøres automatisk, hvilket medfører korrekte oplysninger og mindsker risikoen for fejl. 

Den nye bogføringslov kræver, at virksomheden skal kunne foretage de afstemninger, der skal til for et korrekt grundlag for lovpligtige indberetninger.

Et af de væsentlige punkter i valg af system, er derfor, at man vælger en løsning, der understøtter
bankafstemning på transaktionsniveau og dataudveksling med virksomhedernes bankkonti, f.eks. gennem bankernes API’er eller med en CSV-fil. Med den automatiske dataudveksling er man sikret korrekte oplysninger, og mindsker risikoen for fejl.

Med elektronisk bankafstemning integreret i ens løsning, letter man arbejdsbyrden ved at matche bogførte
bilag op mod banktransaktioner hurtigt og effektivt.

Kilde: Bogføringsloven
Præcisering af, hvornår der skal foretages afstemninger
Loven præciserer i den nye § 11, at I skal foretage de afstemninger, der er nødvendige for at sikre et
opdateret grundlag for lovpligtige indberetninger eller angivelser om moms, skatter, afgifter samt års- og
delårsrapporter. Afstemningerne skal senest foretages på datoen for udløbet af fristerne for de lovpligtige
indberetninger.

§ 11. Virksomheder skal foretage de afstemninger, der er nødvendige for at sikre, at der foreligger et
opdateret grundlag for lovpligtige indberetninger eller angivelser om moms, skatter, afgifter og års- og
delårsrapporter.

Stk. 2. Afstemningen skal senest foretages på datoen for udløbet af fristerne for de lovpligtige
indberetninger og angivelser.
Der skal være en elektronisk bankafstemning i systemet.

Stk. 2. Afstemningen skal senest foretages på datoen for udløbet af fristerne for de lovpligtige
indberetninger og angivelser.

Der skal være en elektronisk bankafstemning i systemet.

4. Obligatorisk e-fakturering

Din virksomhed skal kunne sende og modtage e-fakturaer. Dette betyder, at dit ERP-system skal kunne understøtte EAN, OIOUBL, Peppol BIS eller lignende. Det er i samme omgang oplagt at stille et krav til dine kunder om automatisk betalingsservice. Dette medfører en øget sikkerhed om, at kunder betaler til tiden.

Hvis I ikke allerede benytte e-faktura, så vil I opleve, at det vil spare jer tid samt reducere arbejdsbyrden, så snart det er sat op.

Kombinerer man e-fakturering med krav til ens kunder om automatisk betalingsservice som f.eks.
Leverandørservice, som er beregnet til tilbagevendende betalinger fra kunderne.

Så får man større sikkerhed for, at kunderne betaler til tiden, da løsningen giver mulighed for at hæve dine
tilgodehavender direkte fra din erhvervskundes konto i pengeinstituttet efter aftale med kunden og
kundens pengeinstitut.

Kilde: Bogføringsloven
§ 15. Et digitalt bogføringssystem, der udbydes eller anvendes til bogføring efter denne lov, skal opfylde
følgende krav:

3. Understøtte automatisering af administrative processer, herunder ved automatisk fremsendelse og
modtagelse af e-fakturaer og ved mulighed for kontering i overensstemmelse med en offentlig
standardkontoplan i registrerede bogføringssystemer.

§ 18. Erhvervsministeren kan efter høring af skatteministeren fastsætte regler om, at virksomheder, der er omfattet af § 16, stk. 1, og § 17, skal registrere deres transaktioner vedrørende køb og salg med e-fakturaer som dokumentation for transaktionerne.

5. Beskrivelse af bogføringsprocedurer

Bogføringsloven stiller også krav til, at virksomheden har en plan for, hvordan bogføringen gribes an. Dette indebærer blandt andet, at I skal beskrive procedurerne, der sikrer registreringen af alle løbende transaktioner. Denne beskrivelse skal også vise, at I opbevarer regnskabsmaterialet på sikker vis. Derudover skal den indeholde en liste af de medarbejdere, der er ansvarlige for denne procedure. 

Ovenstående er derfor oplagt at tage afsæt i, når du skal vælge ERP-system. På den måde kan I matche dem op i mod ERP- og økonomisystemerne. Der kan med fordel vælges et system, der automatiserer bilagsflowet ved intern digital godkendelse af bilag. 

Mange systemer understøtter de fleste processer effektivt, men det bør være et krav til løsningen, at virksomheden selv har mulighed for individuel tilpasning til egne krav og behov, så medarbejderne oplever en hverdag, der er på deres præmisser.

Kilde: Bogføringsloven
§ 6. Virksomheder, der er bogføringspligtige efter § 1, stk. 1, og som efter årsregnskabslovens § 3, stk. 1, har pligt til at aflægge en årsrapport, eller hvor nettoomsætningen i 2 på hinanden følgende indkomstår
overstiger 300.000 kr., skal under hensyn til § 5, stk. 2, udarbejde.

  1.  en beskrivelse af virksomhedens procedurer for at sikre, at alle virksomhedens transaktioner løbende
    registreres,
  2. en beskrivelse af virksomhedens procedurer for at sikre, at virksomhedens regnskabsmateriale efter § 4,
    nr. 2 og 4-7, opbevares på betryggende vis, og
  3. en beskrivelse af, hvilke medarbejdere der er ansvarlige for procedurerne efter nr. 1 og 2.

6. Data til offentlige myndigheder

Dit ERP-system skal kunne understøtte et standard filformat til deling af data. Dette er vigtigt, da det er blevet et krav i forbindelse med den nye lovgivning, at I skal overdrage data til myndigheder. Dette kan også være praktisk, hvis I ønsker at skifte system i fremtiden.  

Derudover kan der være daglige arbejdsrutiner, som er nemmere at udføre, hvis løsningen understøtter
standardfilformater. Den kan f.eks. være hvis man ofte anvender Excel til efterbehandling af økonomiske data eller udveksler data med andre samarbejdspartnere, integrationer o. lign.

Kilde: Bogføringsloven
Kontrol
§ 22. En virksomhed har pligt til at stille sit regnskabsmateriale til rådighed for en offentlig myndighed, i det omfang myndigheden i henhold til denne lov eller anden lovgivning er berettiget til at udføre kontrol med virksomheden.

Stk. 2. Den offentlige myndighed kan forlange, at virksomheden i forbindelse med opfyldelse af pligten i stk. 1

  1. udleverer nærmere angivet regnskabsmateriale,
  2. udleverer det angivne regnskabsmateriale vederlagsfrit i et anerkendt filformat

7. Krav til IT- og datasikkerhed

ERP-systemet bør opfylde standarder for it-sikkerhed. Disse er dog endnu ikke præcist fastlagt. Vi ved dog, at det er vigtigt at sikre bruger- og adgangsstyring samt automatisk sikkerhedskopiering. Et andet vigtigt punkt er også logning af ændringer. Dette sikrer, at I kan identificere ændringer og følge dem bagud. 

Der er endnu ikke fastlagt de præcise rammer for hvilke standarder, der er anerkendte i denne
sammenhæng, men det anbefales, at man tager følgende områder i betragtning:

  • Mulighed for styring af brugerrettigheder på både individ- og gruppeniveau.
  • Adgangsstyring for eksterne, som eks. revisor
  • Sikker adgang til data i marken
  • To-faktor login bliver i stigende grad et krav fra virksomhedens ledelse
  • Faste back-up
  • Dokumentation for overholdelse af udbyders sikkerhedsrutiner.

Kilde: Bogføringsloven
§ 15. Et digitalt bogføringssystem, der udbydes eller anvendes til bogføring efter denne lov, skal opfylde
følgende krav:

  1.  Understøtte en løbende registrering af virksomhedens transaktioner med angivelse af bilag for hver registrering og en betryggende opbevaring af registreringer og bilag i 5 år.
  2. Opfylde anerkendte standarder for it-sikkerhed, herunder for bruger- og adgangsstyring, og sikre
    automatisk sikkerhedskopiering af registreringer og bilag.

Få mere information og vejledning på https://erhvervsstyrelsen.dk/ny-bogfoeringslov

Hvis du har spørgsmål til ovenstående eller ønsker hjælp til valg af nyt ERP-system, så er du altid velkommen til at ringe til os på 70 200 142.

Du kan læse mere om valg af ERP-system i forhold til den nye bogføringslov her: Guide til valg af ERP-system