Guide til valg af ERP-system

Med den nye bogføringslov, der træder i kraft i forskellige faser, er der kommet nye krav til dit ERP-system. Første fase trådte i kraft allerede d. 1. juli 2022.


Denne lovgivning kræver følgende:

  1. Digitalisering af bilag
  2. Opbevaring af bilag i mindst 5 år
  3. Elektronisk bankafstemning
  4. Obligatorisk e-fakturering
  5. Beskrivelse af bogføringsprocedurer
  6. Data til offentlige myndigheder
  7. Krav til IT- og datasikkerhed
 

Vi vil i denne artikel komme nærmere ind på, hvad du skal være opmærksom på, inden du foretager dit endelige valg.

Klik på det tip, du har lyst til at læse mere om

1. Digitalisering af bilag

Dit valg af ERP-system skal kunne undertøtte bogføring af udgifter og indtægter, gemme bilag sikkert samt sende og modtage e-faktura. Dette er blevet et krav i forbindelse med den nye bogføringslov og skal være med til at automatisere administrative processer og lette virksomhedens administrative arbejde. 

2. Opbevaring af bilag mindst 5 år

Du skal være opmærksom på, at den nye lovgivning også stiller krav til, at du skal kunne opbevare alle bilag digitalt i mindst 5 år. Derudover skal data også opbevares i skyen hos en udbyder eller en 3. part. 

Det mest simple er, hvis dit ERP-system opbevare dit data og bilag samme sted. På den måde kan du hurtigt og intuitivt søge dem frem. Alternativt kan du vælge en løsning, hvor data og bilag bliver opbevaret hver for sig, men dette kan være mindre intuitivt. Derudover vil det i dette tilfælde være virksomheden selv, der er ansvarlig for at dokumentere, at bilagene er opbevaret korrekt. 

Det er også vigtigt at tilføje, at pligten til at opbevare bilag i et digitalt bogførigssystem også gælder personoplysninger og muligvis også følsomme personoplysninger. Dette stiller også krav til systemet, om at det skal opbevares jf. reglerne om databeskyttelse.

 

3. Elektronisk bankafstemning

Dit ERP-system skal også kunne understøtte elektronisk bankafstemning på tranaktionsniveau og dataudveksling med virksomhedens bankkonti. Dette kan gøres automatisk, hvilket medfører korrekte oplysninger og mindsker risikoen for fejl. 

Den nye bogføringslov kræver, at virksomheden skal kunne foretage de afstemninger, der skal til for et korrekt grundlag for lovpligtige indberetninger.

4. Obligatorisk e-fakturering

Din virksomhed skal kunne sende og modtage e-fakturaer. Dette betyder, at dit ERP-system skal kunne understøtte EAN, OIOUBL, Peppol BIS eller lignende. Det er i samme omgang oplagt at stille et krav til dine kunder om automatisk betalingsservice. Dette medfører en øget sikkerhed om, at kunder betaler til tiden.

Hvis I ikke allerede benytte e-faktura, så vil I opleve, at det vil spare jer tid samt reducere arbejdsbyrden, så snart det er sat op.

5. Beskrivelse af bogføringsprocedurer

Bogføringsloven stiller også krav til, at virksomheden har en plan for, hvordan bogføringen gribes an. Dette indebærer blandt andet, at I skal beskrive procedurene, der sikrer registreringen af alle løbende transaktioner. Denne beskrivelse skal også vise, at I opbevarer regnskabsmaterialet på sikker vis. Derudover skal den indeholde en liste af de medarbejdere, der er ansvarlige for denne procedure. 

Ovenstående er derfor oplagt at tage afsæt i, når du skal vælge ERP-system. På den måde kan I matche dem op i mod ERP- og økonomisystemerne. Der kan med fordel vælges et system, der automatiserer bilagsflowet ved intern digital godkendelse af bilag. 

6. Data til offentlige myndigheder

Du skal huske, når du vælger ERP-system, at det skal kunne understøtte et standard filformat til deling af data. Dette er vigtigt, da det er blevet et krav i forbindelse med den nye lovgivning, at I skal overdrage data til myndigheder. Dette kan også være praktisk, hvis I ønsker at skifte system i fremtiden.  

7. Krav til IT- og datasikkerhed

ERP-systemet bør opfylde standarder for it-sikkerhed. Disse er dog endnu ikke præcist fastlagt. Vi ved dog, at det er vigtigt at sikre bruger- og adgangstyring samt automatisk sikkerhedskopiering. Et andet vigtigt punkt er også logning af ændringer. Dette sikrer, at I kan identificere ændringer og følge dem bagud. 

Hvis du har spørgsmål til ovenstående eller ønsker hjælp til valg af nyt ERP-system, så er du altid velkommen til at ringe til os på 70 200 142.