Rapportering eller monitorering?

Rapportering eller monitorering?

RAPPORTERING ELLER MONITORERING?

Vi giver vores bud på hvordan du kommer i gang og styrker din forretning.

Vi opsamler og lagrer data som aldrig før, men hvordan bruges de optimalt og hvad er egentlig forskellen på monitorering og rapportering. Vi giver her vores bud på, hvad du bør fokusere på, og hvordan det let integreres i hverdagen.

 

Du opsamler en masse data i din hverdag og det sker helt automatisk i bl.a. økonomi-, CRM-, logistik og kommunikationssystemer. Alle disse data kan være ganske værdifulde og give dig et billede af hvad der overordnet (eller detaljeret) sker i din virksomhed (eller din stilling). De kan også hjælpe dig med at se nogle mønstre og detaljer, der har betydning for udvikling og optimering din forretning. Det er ofte let at få et overblik over hvad ens virksomhed omsætter og tjener, men det kan være sværere at få information om hvilke varer, kunder, landsdele man tjener pengene på. Informationerne ligger ofte tilgængelige i systemet, men det tager langt tid at finde dem frem og endnu længere tid at få et overblik og en dybere indsigt.

 

Rapportering eller monitorering?

Vi synes der er stor forskel på rapportering og monitorering. Vi mener forskellene kan kort beskrives ved at monitorering fokuserer på nutiden og fremtiden, hvor rapportering meget ofte har mere “historisk” karakter og fokuserer på at beskrive fortiden. Monitorering giver altså et “her og nu billede” på din forretning, hvilket giver dig mulighed for hurtigt at reagerer på det du ser, og dermed handle for at optimere indtjening eller mindske tab.

 

Step 1: Hvad giver mening at måle for at styre og motivere

Der kan måles på mange parameter i en virksomhed. Det kunne være bundlinje, kunde- & medarbejdertilfredshed, kvalitet osv. og vi mener ikke der er noget endegyldigt svar på, hvad der giver mening at styre efter. Det er op til den enkelte leder/virksomhed at definere hvilke data der er vigtige, for at skabe den indsigt der dels er med til at optimere forretningen, dels præsentere data som kan være med til at motivere medarbejdere og organisation.

Ønsker man at fokusere på størst mulig profit på en ordre, er det et slags data man skal bruge. Dog er det ikke sikkert at disse tal også hjælper med til at sikre flere ordre eller mere tilfredse kunder, så hvis det også er et ønske, skal der defineres flere data. Vi anbefaler derfor at man altid bruge noget tid på at definere og beskrive de nøgletal der er vigtigst, og som giver mest mening, for din virksomhed at fokusere på. Ofte viser det sig, at det kan være forskellige data alt efter afdeling eller ansvarsområde.

 

Step 2: Opsaml data

I har allerede meget data i jeres systemer der kan bruges til at vise mange informationer. Mangler der data om f.eks. kundetilfredshed, så skal disse data opsamles et sted. Vær opmærksom på, at al dataopsamling skal have et formål, for det er både med til at give dem der opsamler dataen mening med deres arbejde og samtidig sikrer det, at der ikke spildes tid på at opsamle unødige data.

 

Step 3: Præsentér

Data skal præsenteres på en enkel og overskuelig måde. Det giver måske sig selv, men hvad er enkelt og overskueligt?

Der er ikke noget entydigt svar på det, for det kan variere fra bruger til bruger, men overordnet set, så er det en god ide at præsentere nøgletal grafisk eller i tal – og ikke de rå data. Dernæst giver det god mening at åbne op for, at man kan dykke ned i data, så man også kan finde “forklaringen” på et nøgletal. Eksempelvis hvad årsagen er til at det overordnede tal ser ud som det gør, eller hvilke kunder er det, der er glade for kvaliteten og hvilke er ikke.

 

Hvordan kommer jeg i gang?

Vi er gunstigt stillet i forhold til at arbejde med de data vi har, for der findes mange værktøjer til at lave disse dynamiske visninger til monitorering af data. Vi stiller gerne op til en dialog om, hvad der giver mening for dig at måle på og præsentere jer for  eksempler på, hvordan dine data kan vises.

Vi anvender ofte Microsoft PowerBI til at vise data, da dette giver dig en lang række af muligheder inden for præsentation af data og med mulighed for at “dykke” ned i data, samt udsende rapport til eksempelvis ledelsen. Herunder er vist et eksempel på en PowerBI visning af data fra et økonomisystem:

 

Hvad bliver det næste?

Allerede nu ser vi at kunstig intelligens (også kaldet AI “Artificial Intilligence”) begynder at hjælpe os med at forudsige, hvad der kommer til at ske baseret på de data vi har indsamlet. Tidligere så vi fremtiden gennem fremskrivning af data gennem forskellige modeller og dette skabte et billede af hvordan vi “forventede” fremtiden ville se ud. Nu begynder kunstig intelligens selv at fremskrive data baseret på egne data men også ud fra andre markedsdata. F.eks. har man fundet ud af, at vores BNP har en tæt sammenhæng med antallet af erhvervstransporter over Storebælt. Dette giver mulighed for at samle mere og mere data op. Det som kunstig intelligens kan som vi ikke ellers er i stand til er at tage store ikke sorterede data ind og undersøge om dette har en sammenhæng til det data som vi forespørger og dernæst bruge det til at gætte på hvordan fremtiden ser ud. AI og “modellering” af data er endnu i et tidligt stadie, men vi er overbevist om, at det meget snart kommer til at have en stor betydning for vores evner og muligheder for at optimere virksomhedens drift.

 

Har du lyst til at høre mere om monitorering af data, opsætning af dashboards med nøgledata eller på anden vis optimere din virksomhed baseret på data I allerede har, så står vi altid klar dialog. Kontakt Christian Birkmann på cb@datacomfort.dk

 

Har du spørgsmål så giv os et kald på 70 200 142

Vi er altid klar til at besvarer dine spørgsmål eller bidrage med vores erfaring til dine problemstillinger. Når det gælder spørgsmål til implementering af nye systemer, eller et tjek at de eksisterend, er du i de bedste hænder hos Christian Birkmann, og ønsker du at tale en anden fra DataComfort kan du finde vores direkte numre her

Tips og nyheder

Vi sender 3-6 gange om året tips og nyheder ud. Tilmeld dig her:


Jeg har siden 1998 beskæftiget mig med ERP og infrastruktur, inden for handel og produktionsvirksomheder. Jeg brænder for at skabe og implementere individuelle IT-løsninger til små og mellemstore virksomheder med fokus på at optimere processer og indtjening.
SUPPORT