Det har aldrig været lettere at skifte ERP System

– Læs Christian Birkmanns tanker om udviklingen og få gode konkrete råd til, hvornår du bør overveje at tage springet.

Det bliver nemmere og billigere at skifte systemer og holde sig opdateret.

Jeg tror de fleste med arbejde indenfor IT har oplevet en (eller flere) tunge processer i forbindelse med opdateringer ERP-systemer. For mange har det sat en skræk i livet og bevirket at man stopper op ved en version og ikke kommer videre til de nye versioner, der ellers tilbyder nyere og nemmere funktioner.

Dette rammer i sær de produkter der har en høj grad af tilpasningsmuligheder som f.eks. ERP, CRM og BI-systemer eller dem der til dagligt går under fællesbetegnelsen forretningssystemer. Systemer der er essentielle for driften af vores virksomheder. Derimod har operativsystemer, kontorprogrammer (Office etc.) og servere ofte haft nemmer ved at finde vej til en opgradering.

Hvorfor har det været så besværligt?

Systemproducenterne har gennem tiden haft fokus på at forbedre den daglige arbejdsgang i systemet vha. nye og enklere funktioner. Men fælles for dem alle er, at de i høj grad har overset ”fortiden” – at alle deres kunder har en ”fortid” med systemet som de burde have haft med i “ligningen”. Det er meget få (om nogen) kunder der er villige til at skrotte deres fortid og bare starter på noget nyt, for det er netop i fortiden at al det data vi skal bruge til at navigere og analysere ligger.

Det er ikke nogen nem opgave at tage højde for og det er forsøgt på mange måder med begrænset succes.

Der er få systemer der har haft en egentlig opgraderingsfunktionalitet indbygget. Derfor har der været op til leverandørerne at lave opgraderingsvejen og med det in mente, at der er få systemer der er helt ens hvad angår datastruktur og funktioner, så har dette være en for stor en opgave for leverandørerne at lave det værktøj. Vi er mange i branchen der har investeret store summer i at få automatiseret og struktureret en så stor del som muligt, men ingen har lavet en 100% løsning og ingen vil kunne komme til det. Derfor har der altid været forbundet mange timers arbejde i at opgraderer et system – og det har været kilden til store udgifter og besvær for kunden.

Producenterne har samtidig været frustrerede over at deres kunder er blevet på gamle versioner og deres løsning dermed fremstår som gammeldags og forældet, til trods for at nye og bedre versioner ligger klar til at blive taget i brug.

Vi ser flere ændringer på vej.

Først så vi nye tendenser fra operativsystemerne, Linux, Mac OS og Windows. De gjorde det nemt at opdatere, og for mange opleves en opgradering til en nye version blot som en opdatering der tager 20-30 minutter at indlæse. Ikke som i gamle dage, hvor det tog 2-3 timer og der efterfølgende var funktioner der ikke var konfigureret og tillægsprogrammer der skulle geninstalleres.

ERP-systemerne er stille og roligt kommet med på den vogn også. Her har vi først set det fra de simple bogføringssystemer som Dinero, Billy og E-conomic, hvor der ikke er mulighed for ændring af funktionalitet. Nu kommer de større systemer også med på vognen. Noget der kan lade sig gøre nu, fordi de tilpasninger der laves til systemerne bygger på en struktur, der gør det mulige at adskille system fra udvidelser og tilpasninger. Det er her, det er vigtigt at tilpasning og udvikling udnytter alle de funktioner der bliver stillet til rådighed i de nye produkter idet det er udnyttelsen af disse, der gør at det bliver nemmere at opgraderer og skifte til andre systemer.

Vi ser systemer som Uniconta, der er et system der tilbyder mere avancerede funktionalitet a la C5 og XAL, der kommer med opdateringer minimum hver 14. dag. Vel og mærke opdateringer der installeres automatisk, uden at eksisterende tilpasning og opsætning skal laves om. Microsoft har også flere systemer der udgiver opdateringer dagligt og et ønske om at de løbende kan stille nye funktioner til rådighed overfor deres kunder. Det vil stadig tage noget tid inden vi ser Dynamics NAV, AX og SAP rulle opdateringer ud automatisk, men vi ser nu at det bliver nemmere og nemmere at holde systemer opdateret.

Det bliver lettere at konvertere fra et system til et andet

I kraft af den nye struktur bliver det også nemmere at skifte fra et system til et andet. Vi så det først for år tilbage, da E-conomics lavede et konverteringsværktøj der kunne tage kunder og finansdata direkte fra C5. Så kom Erik Damgaard med Uniconta, der inden lanceringen var klar med et konverteringsværktøj, der tog alle standarddata fra E-conomics og C5 samt let kunne medtage ekstra data der ikke var standard. Lig nu er Uniconta ved at teste et værktøj, der tager NAV-data ind i Uniconta (uden at partnerne skal arbejde i ugevis 🙂 ) og Microsoft er på vej med et C5 til NAV konverteringsværktøj, som vi ser først i det nye år.

Dette gør det langt nemmere for kunderne at kunne springe fra et system fra et andet, uden at være bundet til en tung og dyr konverteringsproces, og systemet kan nu udvikle sig parallelt med virksomhedens behov.

Uddannelse og viden er grundlaget

Når vi skifter fra gammelt til nyt, uanset om det er en vaskemaskine, en bil eller et IT-system er det en forudsætning for succes at vi kender funktionerne og kan forstå at udnytte dem til at få en lettere hverdag.

Når vi skifter en vaskemaskine er der få nye funktioner at sætte sig ind i og processen fra gammelt til nyt er enkel og kort. Men når vi skifter et IT-system har vi alle været ude i lange oplæringsperioder. Det er derfor konceptet, med at levere få nye funktionaliteter med korte mellemrum, giver rigtig god mening. Det gør det nemlig enkelt for os at lære de nye funktioner, for der er kun få af dem og forandringen føles ikke så tung.

Der er også en økonomisk gulerod ved denne udvikling, idet omkostninger til undervisning og mindre effektivitet i forbindelse med skift af systemer har store omkostninger.

Er 2018 året, hvor I skal have sikret at I er på rette platform og med rette opdateringsaftale?

Vi oplever at mange virksomheder ikke får den fulde understøttelse fra deres forretningssystemer, og i rigtig mange tilfælde, skyldes det at virksomheden har udviklet sig mens systemet har stået stille.

Hos DataComfort ser vi det som vores fornemmeste opgave at rådgive og vejlede virksomheder til at få optimal udnyttelse af deres systemer. Det gælder både etablering af nye løsninger og i høj grad også et ”tjek” på det eksisterende, for ofte ligger der mange muligheder ”gemt” lige under overfladen.

En god start på 2018 kunne være et besøg, hvor vi kan give jer råd og vejledning om jeres nuværende løsning og eventuelle behov. Book et uforpligtende møde med Christian Birkmann på mail cb@datacomfort.dk eller telefon 70 200 142 .

Har du spørgsmål så giv os et kald.

Tips og nyheder

Vi sender 3-6 gange om året tips og nyheder ud. Tilmeld dig her: