PRO-CONSULT: Når tid i den grad er penge
Som udgangspunkt var det brugervenlighed og evnen til at integrere med virksomhedens egne systemer, der fik pilen til at pege på Uniconta.
Hvis et produktionsstop kan koste dig og dine kunder 10.000 kr. i timen, skal mennesker og systemer være 100% dedikerede til at levere. Det er de hos PRO-CONSULT, der har specialiseret sig i at rykke ud med øjeblikkeligt varsel, når en virksomhed oplever tekniske nedbrud. Og teknikerne går ikke, før problemet er løst. Det er også den kultur, der ligger bag valget af Uniconta som det daglige værktøj i økonomistyringen.
Vi er nødt til at elske udfordringer
“Vi er nødt til at elske udfordringer. Op imod halvdelen af de opgaver, vi løser, har vi aldrig set før. Vi skal analysere, reagere og ofte improvisere med tiden som den knappe faktor. Og der er mange penge på spil. Det har lært os at insistere på værktøjer, processer og et bagland, der bare fungerer – og som vi kan tilpasse præcist til de krav, vi møder undervejs. Det synes jeg, at Uniconta lever op til,” siger CEO Jacob Andersen. PRO-CONSULTS medarbejdere opererer ud fra to baser i Jylland og en på Sjælland.
Integration og brugervenlighed
Som udgangspunkt var det brugervenlighed og evnen til at integrere med virksomhedens egne systemer, der fik pilen til at pege på Uniconta, fortæller han.
“Vi har udviklet vores eget ordrebehandlingssystem, der er rygraden i at levere service og hastighed på det niveau, vores kunder har brug for. Og i det daglige workflow er det afgørende, at Uniconta spiller perfekt ind i det system, så alle lynhurtigt kan komme ajour med en sag. Den sammenhæng har vores it-partner DataComfort sikret med en løsning, der binder systemerne perfekt sammen.”
Meget mere effektivt
Det nye økonomisystem har også været med til at øge effektiviteten i fakturering, bogføring og økonomistyring. Siden Uniconta blev introduceret i 2019 er PRO-CONSULT vokset fra 15 til 37 ansatte. I samme periode er økonomiafdelingen reduceret fra to fuldtidsansatte til to deltidsansatte med hver 30 timer. Uniconta har været med til at strømline de interne processer, så rutineopgaverne fylder meget mindre end tidligere, siger Jacob Andersen.
“Vores arbejdsflow er blevet effektiviseret ved, at den enkelte afdelingsleder selv kan gennemgå sagerne og selv fakturere. Vi får hurtigere faktureret, og det gavner både likviditet og kundetilfredshed.”
“Vi har også fået nye muligheder for at tilpasse os kundernes behov. For eksempel har DataComfort udviklet applikationer, der sørger for, at fakturaer på et fast tilbud ikke specificerer samtlige timer og materialer. Derudover betyder tilpasninger til vores eget ordrehåndteringssystem, at data distribueres automatisk mellem systemerne. Alt sammen skræddersyede forenklinger, der sparer tid for både os og kunderne.”
Tjek på det hele
Når hver anden opgave ikke er set før, vokser lageret hurtigt i takt med indkøbet af specielle reservedele. Aktuelt har PRO-CONSULT mere end en halv million varenumre, som Uniconta hjælper med at holde styr på.
“Sikker lagerstyring er vigtig for vores forretning. Det handler om økonomi og likviditet, men i lige så høj grad også om vores evne til at kunne reagere hurtigt, når vi skal løse en akut opgave. Når et produktionsbånd er gået i stå, er det vigtigt at have overblik over, hvor vi har reservedelen.”
Til at regne med
Overblik er i det hele taget et nøgleord for Jacob Andersen. Som CEO er han direkte ansvarlig for en salgsafdeling og afdelingscheferne for tre reparationsafdelinger. Derfor trækker han løbende aktuelle nøgletal for de enkelte afdelinger og for hele virksomheden, så han kan følge udviklingen og planlægge eventuelle indsatser.
“Det er let at trække tal fra Uniconta og lægge dem direkte ind i Excel, så du kan arbejde med dem selv. Det bruger jeg meget. Jeg har også planer om at bruge Uniconta Dashboard til at automatisere min brug og præsentation af nøgletal endnu mere, men det er jeg så ikke helt nået frem til endnu.”
Ud i hjørnerne
I det hele taget er der stadig muligheder i Uniconta, som han har til gode at få taget hul på. PRO-CONSULT har et unikt koncept, men vækst kræver fokus på driften. Fx er der stor opmærksomhed på at pleje og finde medarbejdere med den særlige stædighed og trang til tekniske udfordringer, der kan matche konceptet.
“Derfor kan det være lidt svært at nå ud i hjørnerne af, hvad Uniconta tilbyder. Heldigvis er DataComfort gode til at inspirere os via nyhedsbreve og videoer, der sætter fokus på nogle af de områder, vi måske burde se nærmere på.”
